CONTABILIDAD DE PYMES: MIGRANDO AL «CLOUD»

La tecnología en la nube puede ayudarte mejor a servir a tus clientes. Tanto tú como ellos podéis tener acceso a la información contable en tiempo real para proporcionar una imagen instantánea de cómo se está desempeñando el negocio. Puedes utilizar esta información para ayudarles a modificar su estrategia y mejorar su rendimiento futuro. Una mejor percepción también te permite adaptar los servicios de asesoramiento empresarial a tu cliente de PYMES. Esto marca la distancia de servir a los clientes a colaborar con ellos.

Cada vez se automatiza más tanto la contabilidad como el cumplimiento básico del trabajo. Para seguir siendo relevante, necesitarás dejar de ser registrador y procesador de información financiera para proporcionar el puente entre la información y las necesidades de negocio de tus clientes. Estás en el lugar ideal no sólo para interpretar gran información disponible para tus clientes, sino también para ayudar a diseñar esas analíticas, tales como los indicadores clave de rendimiento y tableros específicos personalizados para ellos, que le son más apropiados.

Aunque la tecnología en la nube tiene el potencial para simplificar la contabilidad para tus clientes, es evidente que muchos de ellos no querrán o se verán incapaces de llevar sus registros contables y aún buscarán los servicios de un contable. La computación en la nube proporciona los medios para que los contables se conviertan en los tenedores de libros de sus clientes a un precio menor que los de los sistemas del ordenador de sobremesa. Los clientes seguirán teniendo acceso completo a sus sistemas contables sin la responsabilidad de tener que guardar sus propias anotaciones.

Tú también debes estar totalmente involucrado en el diseño y la puesta en práctica de cualquier proyecto de las Tecnologías de la Información llevada a cabo por tus clientes que tendrá un impacto en la actividad contable.

La computación en la nube puede bajar los costes de muchas maneras. Normalmente, el modelo del Software como Servicio no requiere grandes honorarios de licencia por adelantado, ni grandes desembolsos en hardware, aunque como el software dispone básicamente de una licencia anual más que en «propiedad», el coste del software con el tiempo podría ser superior.

Los servicios online se actualizan y realizan copia de seguridad automáticamente y también tienden a ser menos propensos a virus y problemas relacionados con el sistema operativo. Solamente se podrá manejar una versión de datos – ya no existirán diferentes versiones guardadas en tu sistema, en muchos y diferentes aparatos móviles o medios y en el sistema de tu cliente. Los gastos de soporte tiendes a ser más baratos y la necesidad de soporte de la tecnología de información interna se reduce.

El mundo de la contabilidad se dirige al “valor cero” – donde clientes y vendedores registran directamente la información. Con el acceso a tu software de CMR, de contabilidad o de impuestos tus clientes pueden modificar datos personales, introducir datos directamente (quizás a través de apps) y descargarse documentos e informes desde los propios sistemas. Por lo tanto, tus empleados pasarán menos tiempo ocupándose de la administración del cliente y la entrada de datos y podrán concentrarse en proporcionar servicios con un valor añadido.

El acceso a la información ya no depende de la ubicación. Puedes proporcionar total servicio a tus clientes, incluso cuando no estés en la oficina y concertar reuniones con ellos más interactivas y productivas.

Tal flexibilidad también facilita hacer frente al entorno de empleo moderno. La computación en la nube hace que el trabajo a distancia sea más fácil integrar en un entorno de oficina pequeña y que facilite el uso de trabajadores a tiempo parcial o de especialistas que cubran los incrementos de la carga de trabajo estacionales o de proyectos específicos.

La nube ofrece a los negocios más pequeños acceso a los servicios y herramientas previamente disponibles solamente a las grandes organizaciones como las herramientas analíticas de Grandes Datos. Estos servicios se ofrecen a menudo por encargo, utilizando el enfoque de “pague sobre la marcha”, que te permite tanto a ti como a tus clientes experimentar y adaptarse como se requiera.

La contabilidad tradicional, la gestión de la práctica y los paquetes CRM, por ejemplo, se desarrollan cada vez más exactos. Pocos usuarios necesitan todas las características de su software y su presencia a menudo hace que las actividades básicas sean más complejas de llevar a cabo. Existe ahora el concepto de la “fragmentación”, que implica el uso de aplicaciones online que ofrecen características clave que el negocio realmente necesita, y los une después a otras partes que ofrecen otra funcionalidad esencial. Esto podría resultar en costes de software más bajos y más facilidad en el manejo, pero, por otra parte, requiere conocimientos técnicos para conectar las diferentes partes y facilitar un flujo continuo de datos y procesos.

Para triunfar, más y más clientes harán uso de la tecnología en la nube. Como mínimo necesitas conocimientos básicos de la computación en la nube y entender cómo está integrado en sus negocios. El acceso móvil y el entorno de la alta tecnología también pueden ayudar a contactar con clientes internacionales y con socios, al igual que a atraer y retener jóvenes talentos – tanto clientes como empleados.

Al igual que con cualquier cambio importante en la organización, esto requiere una revisión exhaustiva del modelo de negocio y de la estructura de la organización.

1. Descubre la solución a tus necesidades.
   Necesitarás definir qué necesidades de negocio se abordarían con el traslado a la nube – no solo para tu actividad sino también para las de tus clientes. No será suficiente con duplicar tus servicios existentes en la nube – investiga cómo el moverte a la nube te permitirá expandir la variedad de servicios ofrecida y la extensión geográfica en la que ofrecerlos.
   Seguramente no obtendrás los beneficios totales de la nube solamente moviendo los procedimientos de trabajo a la nube. Este es el momento de hacer una revisión minuciosa de como te manejas y procesas los datos, de organización del trabajo y de la formación de la plantilla. Mira como estás utilizando tu software actual y valora como encaja con tus necesidades. Considera cuales son los flujos de trabajo más eficientes para sus procesos internos, como la gestión de documentos y servicios a tus clientes, por ejemplo la contabilidad. Cuando tengas claro lo que necesitas, podrás encontrar las herramientas más convenientes y los proveedores de los servicios.
2. Valora los riesgos y suavízalos.
   Los contables no solo tienen la obligación profesional de proteger los activos de sus clientes bajo su custodia sino también su confidencialidad. Estas obligaciones se extienden a los datos que el cliente guarda online. Además de estas obligaciones profesionales, cada país tendrá sus propias normas en lo relativo a la protección de la información personal digital que se posee.
   En esta sección examinaremos algunos asuntos generales de gestión del riesgo y algunos que específicamente podrían surgir de la legislación de protección de datos.
   • Seguridad. A pesar de la percepción extendida de que los servicios online son menos seguros que las aplicaciones de los equipos de sobremesa, realmente muchos negocios fracasan en el ejercicio de los controles adecuados en lo concerniente a la seguridad, independientemente de dónde estén alojados los datos. La inmensa mayoría de las violaciones de privacidad de datos surge de errores de los empleados, “de los trabajos internos”, suplantación de identidad, software maliciosos y aparatos extraviados. Muchos de estos afectan tanto a la nube como a los datos alojados localmente. Solamente una pequeña proporción de estas violaciones se debe al pirateo de la información. Por consiguiente, el tener un sistema de seguridad fuerte es esencial para todos los negocios, con independencia de si utilizan la nube. Necesitarás comprobar que los proveedores de tu han adoptado los procedimientos de seguridad convenientes.
   • Privacidad. Si tus datos pueden ser vistos por personas no autorizadas es más que un problema con los servicios basados en la nube y es un tema candente actualmente en Europa. Esto tiene un impacto directo en el entorno normativo, que se discute más ampliamente abajo. Necesitas aclarar con tus proveedores de la nube dónde están alojados los servidores de datos, si los datos se enviarán a otras ubicaciones y quienes dentro de su organización y terceros tienen acceso a esos datos.
   • Copias de seguridad. Muchos negocios son precarios en la gestión de copias de seguridad. Un componente de muchos sistemas en la nube es una copia de seguridad automática de los datos, proporcionando a primera vista una seguridad mejor que con los sistemas de los ordenadores de sobremesa. Sin embargo, tú no controlas cómo se administran las copias de seguridad, así que necesitarán comprobar con tu proveedor si se guardan diariamente. a la semana o mensualmente por ejemplo y como acceder a ellas, en caso de que se produzcan daños en los datos. También deberás comprobar la política de retención de datos del proveedor en el caso de rescisión del contrato. Es el caso de algunos proveedores de servicios online quienes retendrán tus datos hasta siete años después de la finalización de éste, para que sea posible recuperar los datos históricos perdidos guardados por un proveedor anterior meramente por la reactivación de la suscripción original.
   • Asuntos normativos. Las normas de protección de dato existentes en la Unión Europea se someterán a una mejora significativa con la aprobación reciente del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, entrarán en efecto en todos los estados miembros automáticamente el 25 de mayo de 2018. Se puede encontrar más información en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) se puede encontrar en el Apéndice, y en una ficha técnica que pronto estará disponible en nuestra página web www.fee.be .

   Además del incremento de obligaciones que traerá el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, habrá desarrollos significativos en lo concerniente al traspaso de información personal de ciudadanos europeos fuera de la Unión Europea.
   El traspaso de la información personal de las personas reales fuera de la Unión Europea es un campo de alto riesgo. Si el país que recibe los datos no aparece en la lista aprobada por la Comisión Europea, entonces la organización que envía los datos debe tomar medidas de seguridad adicionales para garantizar la privacidad de los datos. Hasta el momento, solamente 11 países han hecho esta lista y los Estados Unidos no son uno de ellos.
   El marco de la UE-EEUU Puerto Seguro de auto-certificación se introdujo para ocuparse de esto, pero el Tribunal de Justicia de la Unión Europea lo consideró inadecuado. Se remplazo por la Protección de Privacidad de Unión Europea-Estados Unidos – desde el 1 de agosto de 2016 las empresas americanas pueden auto-certificarse con el Departamento de Comercio Americano. Esta certificación debe ser comprobada por cualquier organización con base en la Unión Europea que tenga la intención de utilizar otra organización con sede en los Estados Unidos para los servicios en la nube.

3. Elige proveedores de servicio en la nube adecuados.
   Una vez tengas claro las actividades que quieres migrar a la nube, entonces es el momento de encontrar los proveedores del servicio. Puedes elegir tener un enfoque de “fragmentación”, lo cual puede requerir un experto externo para ayudar a la integración.
   Como alternativa, puedes elegir un paquete de software integrado, aunque es poco probable que pueda satisfacer todas tus necesidades en un solo alojamiento.
   Cuando valores los proveedores, considera las siguientes cuestiones:
   • Riqueza de características. Las aplicaciones en la nube están menos desarrolladas que sus equivalentes de sobremesa. Por consiguiente, las características que utilizas podrían no estar aún disponibles en la nube.
   • Fiabilidad. Necesitas valorar la fiabilidad de la infraestructura del proveedor, su sistema y su negocio. Si el servicio de estos tiene mucho tiempo de inactividad, te impedirá trabajar. Si tus datos se deterioran, ¿quién lo arreglará?. Si no se puede arreglar, ¿se pueden almacenar de nuevo?. Si el proveedor incumpliese, ¿se podrán recuperar los datos?. Podría no ser fácil obtener esta información, pero los contactos de la industria de la Tecnología de la Información o incluso las búsquedas online podrían proporcionarte una referencia de la reputación del proveedor de su fiabilidad.
   • Propiedad de datos. Con un sistema en la nube ¿quién es el propietario de los datos? ¿Quién podría tener también acceso a estos datos y tiene el vendedor una política estricta sobre quién puede acceder a esos datos?. ¿Se guardan tus datos separados de los de otros clientes? Estas cuestiones son más relevantes cuando te trasladas de los sistemas de ordenador de sobremesa.
   • Traspaso de datos. ¿Cómo de fácil es cambiarse de proveedor y qué sucede si el proveedor actual interrumpe su negocio? ¿Especifica el contrato estándar del proveedor del servicio el tiempo de respuesta para el retorno de los datos? – si no, ¿es posible modificar el contrato? ¿Incluye el contrato un plan esto y especificar los costes de hacerlo?
   • Ampliación. ¿Es fácil integrarlo en otro software?, por ejemplo, la “fragmentación”?. ¿Pueden los desarrolladores producir complementos fácilmente? ¿Es fácil extraer los datos? ¿Son portátiles los datos , es decir si es un formato diseñado a medida o un estándar industrial, como Disco de Maquinas Virtuales, Discos Duros Virtuales, Formato de Virtualización Abierta, etc?
   • Plataforma independiente. ¿Trabaja el sistema igualmente bien en todos los sistemas operativos, navegadores y plataformas móviles?
   • Requisitos normativos. (Consulta en la parte de arriba).

   Puede ser difícil determinar si un producto potencial o un proveedor satisface o no tus necesidades. Las recomendaciones de otros que hayan hecho el cambio a la nube son inestimables, pero la web puede ser una buena fuente de información comparativa³.

4. Consigue que tu organización esté lista para la nube.
   El moverse a la nube requiere un procedimiento de gestión de cambio total. Es importante que incluyas a tu personal desde el principio; valora sus necesidades, permite la entrada y organiza para una formación completa y apoyo continuo para hacer la adaptación tan suave como sea posible. Aconseja a tus clientes de cómo este cambio en las ofertas de tus servicios les respaldarán mejor.
   Dependiendo del entorno normativo local, puede que sea necesario obtener su permiso en lo concerniente a mover los datos a la nube y también un cambio en la carta de compromiso y en los términos y condiciones. Como mínimo, necesitan saber que sus datos se almacenarán de forma diferente y se les hará ser conscientes de sus derechos de privacidad de datos.
   Asimismo, necesitas determinar si tu red es capaz de lidiar con los requisitos del tráfico de datos incrementados que implica la computación en la nube. Por ejemplo, si tu red tiene la capacidad de 2 megabits por segundo, la descarga de 1 archivo de 1 gigabyte te llevará al menos 1 hora. Con una conexión de 50 megabytes, el mismo fichero se descargaría en menos de 3 minutos.
   Los requisitos de la red incrementan obviamente con el número de usuarios y con la introducción de servicios como video conferencia, la copia de seguridad de la nube, y el trabajo a distancia. El proveedor de la infraestructura tiene que ser capaz de aconsejarte en esto pero para una primera aproximación, una búsqueda en línea de «calculadora de banda ancha de red ‘te proporcionará varias calculadoras libres.
5. Sigue moviéndote.
   Incluso, una vez que tu actividad haya adoptado la tecnología en la nube, aún no ha concluido. La Tecnología se desarrolla con incesante rapidez y esto también se aplica a la oportunidad de adaptar su práctica a las necesidades de tus (futuros) clientes. Ahora que la entrada de datos en tiempo real de múltiples fuentes puede proporcionar a las empresas información instantánea relevante, tus clientes necesitarán más de tus habilidades analíticas y de una gama más amplia de asesoramiento de negocio. La nube hace más fácil a tus clientes realizar tareas contables básicas por sí mismos o más barato para ti hacerlo de su parte. Esto te da libertad para ayudar a que crezcan sus negocios. Cuando consigues que la Tecnología haga tu trabajo, puedes servir a los clientes más rápido, más estratégicamente y a un precio menor.
   Después de haber pasado por el proceso de moverte a la nube, tu experiencia tiene valor cuando aconsejes a los clientes que están pensando en hacer lo mismo. Serás capaz de afrontar muchos de los problemas tu mismo – si no, ya conocerás especialistas externos de valor.